Dafür stehen Autofahrern zwei Instrumente zur Verfügung: Ein Fahrtenbuch oder die sogenannte Ein-Prozent-Regelung. Ist man sehr viel rein beruflich mit dem Auto unterwegs, rechne sich ein Fahrtenbuch, erklärt Wolfgang Wawro, Experte beim Deutschen Steuerberaterverband.
Ein-Prozent-Regelung vs. Fahrtenbuch
Bei der Ein-Prozent-Regelung wird zur Berechnung der Einkommensteuer ein Prozent des Bruttolistenpreises des Firmenwagens zum monatlichen Gehalt hinzugerechnet. Das gelte auch für einen dienstlich genutzten Privatwagen, so Wawro. "Für Dienstwagenfahrer mit einem teureren Auto kann es sein, dass sich das Fahrtenbuch gar nicht lohnt", führt Hans-Peter Schüler vom Fachmagazin "c't" aus.
Ist jedoch die Entscheidung für ein Fahrtenbuch gefallen, müssen gewisse Kriterien erfüllt sein: So sollte gegenüber dem Finanzamt exakt nachgewiesen werden, wann, wohin und aus welchem Grund die Dienstfahrt stattfand, erläutert Rainer Schuldt von der "Computer Bild".
"Entsteht eine Lücke, ist das Finanzamt kritisch", sagt Steuerberater Wawro. Zudem werden Excel-Formate nicht anerkannt. Die Folge: "Viele Fahrtenbücher werden von den Finanzämtern als falsch oder nicht sorgfältig genug eingestuft und abgelehnt", meint Schuldt.
Daten via GPS
Einfacher und exakter geht es mit einem digitalen Fahrtenbuch in Form einer Software oder einer App. Bei solch einem System wird die Fahrt automatisch getrackt und nach den vom Finanzamt festgelegten Regularien dokumentiert.
"Ein digitales Fahrtenbuch ermittelt die Fahrdaten per GPS", erklärt Schuldt, "entweder über den GPS-Sensor des vom Fahrer mitgeführten Smartphones oder über den Sensor eines sogenannten OBD-Moduls." Das wird in die sogenannte OBD-Buchse eingesteckt, die sich in jedem modernen Auto befindet und normalerweise in der Werkstatt zur Fehlerdiagnose verwendet wird.
Dabei zeichnet die Software Wawro zufolge nicht die gesamte Strecke mit einzelnen Straßennamen auf, sondern Start- und Endpunkt sowie gefahrene Kilometer.
Nachträgliche Kategorisierung erlaubt
"Die automatische Aufzeichnung entbindet einen aber nicht davon, feinsäuberlich zu notieren, wen man zu welchem Zweck besucht hat", erläutert Schüler. Die Kategorisierung - private oder berufliche Fahrt - darf vom Nutzer nachträglich eingetragen werden. Einige digitale Fahrtenbuchsysteme sind allerdings lernfähig. "Sie erkennen automatisch anhand der Route, ob es sich um die Fahrt zum Arbeitsplatz oder zu einem bestimmten Kunden handelt", sagt Schuldt.
"Die Herausforderung besteht hier darin, binnen einer Woche die Fahrten zuzuordnen, nicht erst am Jahresende oder wenn man die Steuererklärung macht", weiß Wawro. Dabei gelten jedoch nur die beruflichen Fahrten. Ob man privat zum Einkaufen oder spazieren fahre, interessiere das Finanzamt nicht.
Kunden und Anschriften können bei vielen Apps schon vorab eingetragen, importiert und dann übernommen werden, sobald die Anwendung erkennt, wohin man gefahren ist. Bei manchen Software-Anbietern wird die Fahrt automatisch als privat gebucht, sollte man binnen einer Woche keine Zuordnung vornehmen.
Manipulationssicherheit erforderlich
"Fahrdaten wie Tageszeit, Wegstrecke und zurückgelegte Kilometer dürfen vom Nutzer nachträglich nicht manipuliert werden können", führt Schuldt aus. Die Software, mit der der Fahrer seine vom Sensor aufgezeichneten Fahrdaten verwalten und ans Finanzamt übertragen kann, sollte in diesen Bereichen fälschungssicher sein.
Um das Fahrtenbuch ans Finanzamt zu übermitteln, sollte die Software die Daten ins PDF- oder CSV-Format konvertieren können, empfiehlt Schuldt. Manche Anbieter legen die Daten in einer Cloud ab, die entsprechend geschützt wird. "So kann man als Kunde nachweisen, dass sich die Daten nicht manipulieren lassen", berichtet Schüler.
Endgültige Sicherheit oder gar ein Zertifikat der Finanzbehörden gibt es jedoch nicht. Es bleibt also immer ein Restrisiko. "Natürlich geben viele App-Anbieter an, dass das Finanzamt die Applikation anerkennt. In den AGBs wird aber oft darauf hingewiesen, dass keine Garantie hierfür übernommen wird", schreibt die Plattform "Für-Gründer.de". Hilfreich können hier die Bewertungen anderer Nutzer sein.
